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Analisi giuridiche per SW

SG (“Studio Groenlandia”) svolge attività di Analisi per la realizzazione di procedure informatiche che, sulla base delle informazioni giuridiche inserite nel relativo Sistema, permettano ad Enti pubblici e Imprese di gestire "in sicurezza" le procedure di carattere giuridico-amministrativo interne alle rispettive organizzazioni.

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ESEMPIO

DI APPLICAZIONE REALIZZATA A SEGUITO DI ANALISI INFORMATICO-GIURIDICA DI

STUDIO GROENLANDIA

"Applicazione per espletare le procedure disciplinari negli Ordini professionali"

L'applicazione è finalizzata ad assicurare lo svolgimento "in sicurezza" delle procedure, vale a dire limitando al massimo la possibilità di errori di procedura e, per certi versi, di merito. Il sistema è anche congegnato per assicurare il rispetto dei termini di legge e di regolamento a garanzia del rispetto del principio di legalità e dell’efficienza dell’azione amministrativa.
Infatti l'applicazione:
- suggerisce format di atto conformi alla normativa
- non consente di procedere nel caso ci siano elementi incompleti o erronei
- costringe alla verifica preventiva del rispetto di tutti i passaggi e requisiti di legge e di regolamento
- avverte della imminente scadenza dei termini delle varie fasi procedimentali
- agevola l’Amministrazione nella redazione degli atti del procedimento, delle comunicazioni di legge nonché nelle attività conseguenti all’accoglimento dell’istanza di accesso agli atti.
L’applicazione costituisce il risultato di un’attività portata avanti congiuntamente da un gruppo di lavoro unico composto sia da professionalità di carattere tecnico informatico che da professionalità di carattere teorico giuridico e pratico giuridico che infine di carattere burocratico amministrativo così da realizzare un risultato che coniughi le esigenze di aggiornamento informatico, modalità user friendly, correttezza giuridica e rispetto delle pratiche d’uso della pubblica amministrazione.
I contenuti dell'applicazione, come si vedrà meglio oltre, sono aggiornati con l’evoluzione della normativa e della giurisprudenza.
Future implementazioni sono costituite:
- dalla possibilità di “caricare” proposte di motivazione della delibera secondo le circostanze
- dalla possibilità di attivare la funzione che, sulla base degli addebiti contestati ed accertati, propone la sanzione – base che deriverebbe dalla pedissequa applicazione del Codice delle sanzioni disciplinari.
Si ritiene che l’impiego dell’applicazione aumenti il tasso di provvedimenti virtualmente non contestabili con conseguente riduzione del contenzioso e delle ipotesi di responsabilità.

Caratteri dell’applicazione e uso dell’applicazione
Si espongono alcune caratteristiche dell’applicazione con riguardo alle finalità che essa si propone di perseguire:

– l’applicazione è realizzata in modo da tenere conto delle norme di legge e di regolamento, dei precedenti della giurisprudenza - statale e “domestica” - nonché di accreditate interpretazioni della dottrina giuridica sul tema. Il suo uso, pertanto può essere elemento per escludere la sussistenza di responsabilità amministrative da parte degli Enti e/o dei funzionari che adottino i provvedimenti di competenza facendo un corretto uso dell’applicazione (anche tuttavia “disclamer”)
– l’applicazione è concepita per ridurre (impedire se si tratta di profili di carattere formale) la possibilità di provvedimenti amministrativi che presentino vizi di legittimità e, di conseguenza, scoraggia, riducendolo, il contenzioso ovvero migliora le possibilità dell’esito positivo dello stesso
– l’applicazione è concepita per memorizzare i soggetti che devono prendere parte al procedimento ed i loro recapiti favorendo pertanto il dialogo tra gli stessi. Inoltre l’applicazione attraverso le funzioni a/c (proposta di azione correttiva) e a/m (proposta di azione di miglioramento) favorisce il dialogo tra organo  nazionale e organi/enti  territoriali per una condivisione delle modalità d’uso e della manutenzione evolutiva dell’applicazione

– l’applicazione si caratterizza per essere composta in proporzione sostanzialmente paritaria di profili informatici e di profili tecnico giuridici. E’ previsto il continuo aggiornamento degli uni e degli altri. I contenuti dell’applicazione sono in particolare soggetti a continuo aggiornamento in relazione a modifiche di legge, di regolamento, di giurisprudenza, di dottrina che possono influenzare il contenuto dell’applicazione con riguardo alle modalità di espletamento del procedimento
 – l’applicazione attraverso soprattutto, ma non solo, i seguenti strumenti riduce la possibilità di errori procedimentali e/o di vizi del provvedimento finale. Si tratta in particolare di: a) passaggi dell’applicazione che possono essere superati solo se la fase amministrativa così come descritta dall’utente e risultante dall’applicazione stessa è conforme a legge e regolamento (altrimenti non è possibile proseguire salvo che il dirigente competente non “forzi” l’applicazione) – ogni passaggio sull’applicazione è tracciato tramite un sistema di identificazione che consente di riconoscere la persona che ha effettuato l’intervento – vedi anche infra sub trasparenza; b) check lists che impongono all’utilizzatore dell’applicazione di confermare che ha preso specifica posizione ed ha puntualmente esaminato gli elementi che la legge, i regolamenti e la giurisprudenza impongono per la legittimità dell’atto, del procedimento e del provvedimento finale
– è previsto che il sistema sia integrato dalla possibilità di “caricare” tra una serie di motivazioni afferenti al caso oggetto del procedimento, quella prescelta dall’utilizzatore sulla base di precedenti che non abbiano subito impugnazione o che siano passati indenni alla verifica degli stessi da parte dell’autorità giurisdizionale. E’ anche previsto che in base agli illeciti che risultino accertati il sistema proponga quella che sarebbe la sanzione “edittale” e quella che sarebbe la sanzione conseguente all’applicazione di attenuanti o aggravanti. Ciò è utile da un lato per offrire all’organo di disciplina una possibile soluzione del caso sottopostogli o, dall’altro, nel caso l’organo di disciplina si voglia discostare da quanto propostogli, affinché lo stesso sia avvertito della necessità di corredare il provvedimento con una adeguata motivazione che espliciti le ragioni per le quali esso si è discostato da quanto legge, regolamento e giurisprudenza gli avrebbero altrimenti imposto di fare
– l’applicazione “conta” i giorni che mancano per l’esecuzione di determinati atti amministrativi allertando per tempo la loro, prima vicina, e poi imminente scadenza. Tale avvertimento avviene secondo tre modalità: a) con l’apparizione dell’immagine sveglia a fianco del procedimento interessato o con b) l’elenco dei procedimenti con scadenze a breve nonché con c) tramite notifica inviata al gruppo ristretto di persone interessate al procedimento
– alcuni ordini territoriali procedono redigendo un verbale per ciascun procedimento altri trattando più procedimenti in un unico verbale. Questo ha imposto di strutturare l’applicazione prevedendo separatamente lo svolgimento delle varie fasi del procedimento (schermate
contraddistinte dal colore rosso) e la compilazione dei verbali (schermate contraddistinte dal colore “mattone”)
- l’applicazione favorisce, ferma restando la loro libertà d’azione, la loro discrezionalità amministrativa e la loro riservatezza, una certa omogeneità nei giudizi degli organi amministrativi interessati con benefiche conseguenza sull’ordinato svolgimento dell’azione amministrativa dell’ordine professionale al livello nazionale
– l’applicazione consente di ammettere “in tempo reale” l’accesso agli atti consentendo all’interessato di visualizzare da remoto gli atti amministrativi del procedimento che lo riguardano una volta che l’amministrazione l’abbia, sempre, eventualmente, anche da remoto, autorizzato
– l’applicazione favorisce anche sulla base di quanto indicato alla alinea precedente la trasparenza degli atti amministrativi

– l’applicazione è congegnata per conservare in formato esclusivamente informatico /digitale tutta la documentazione anche se, evidentemente, ciò non impedisce, pur incoerentemente con le direttive finalizzate a ridurre l’uso della carta, a stampare la documentazione medesima
– l’applicazione è congegnata e finalizzata in modo da agevolare la sostituzione e/o il subentro di funzionari nella trattazione del procedimento (che talvolta dura molti anni durante i quali succedono più soggetti) superando le problematiche relative alla difficoltà di avere
“memoria” del medesimo e di quanto lo ha caratterizzato in passato (“memoria storica”; “passaggio delle conoscenze”).
Disclaimer

Come è evidente da quanto sopra l'applicazione non è un “mero” gestionale ma lo è “anche”. Infatti attraverso l’applicazione è possibile gestire la numerazione dei procedimenti, il protocollo, l’invio delle comunicazioni, l’archiviazione digitalizzata, la sottoscrizione digitale e in genere quanto serve per organizzare l’esecuzione e concretamente eseguire gli adempimenti della pubblica amministrazione con riguardo al procedimento interessato

Fermo quanto sopra l'ente Committente  non è responsabile dell’adozione di atti o provvedimenti amministrativi da parte degli Uffici  di enti diversi dal Committente   che risultassero, per qualsiasi ragione, illegittimi, ancorché adottati facendo uso dell’applicazione. Il vizio dell’atto infatti potrebbe essere generato da un errato o meramente parziale uso dell’applicazione, dalla “forzatura” delle fasi proposte dalla stessa, da errori dei soggetti coinvolti nel procedimento, da errori “di merito” nell’accertamento dei fatti, nella motivazione del provvedimento , nella composizione dell’organo e così via… nonché da errori o opinioni soggettive dell’organo giudicante.

Studio Groenlandia si compone dello Studio Legale specialistico, con i collaboratori tecnici, e del Comparto "Academy" che organizza seminari di approfondimento scientifico e aggiornamento professionale.

 

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